¿Qué es el control horario?
El control horario está sobre todo relacionado al mundo de las empresas y consiste en documentar los tiempos de trabajo de cada uno de los empleados. No es un concepto nuevo, ya en tiempos de Los Picapiedra se fichaba la hora de entrada y salida. Dependiendo del país y del sector puede ser algo muy común. El sector industrial por ejemplo suele tener las típicas fichas para marcar sus tiempos.
Ventajas de un control horario
Una de las principales ventajas es la transparencia para la empresa, pero también para los empleados. Manteniendo un historial de los tiempos de trabajo se puede controlar y reducir el abuso laboral, que muchos empleados de diferentes sectores sufren. En muchas empresas que no disponen de un sistema de control a veces los propios empleados, pero también los empleadores, no se dan cuenta de las horas extra que se están generando, por lo que un control horario ayuda a encontrar un balance sano entre trabajo y tiempo libre.
¿Vale la pena un control horario?
Esta pregunta no tiene respuesta correcta, ni incorrecta, ya que depende de cada empresa y de cada equipo. Hay un diferencia muy grande entre el tiempo trabajado y la productividad. Empleados pueden ser más productivos con una jornada reducida, como ya se ha demostrado en varios estudios internacionales. El mundo y los hábitos de trabajo siguen cambiando radicalmente, sobre todo desde la pandemia que nos afectó a todos y está claro que reducir el trabajo a las horas computadas no es el camino correcto. Debe haber confianza, respeto y motivación mutua entre empresa y empleados, por lo que un control horario puede sentirse como una herramienta de control adicional, pero no tiene que ser precisamente algo negativo, ya que igualmente los empleados pueden aprovechar sus ventajas. En España estamos obligados según la normativa vigente, pero si estás en un país en el que es opcional, te recomendamos hablarlo previamente con tu equipo y probarlo durante un periodo determinado. En muchas ocasiones prevalecen las ventajas para ambos lados.
Una normativa obligatoria en España
Cómo muchos sabéis (o al menos deberíais saber) en España desde el 12 de mayo 2019 estamos obligados a cumplir con la nueva ley de control horario de empleados en las empresas. Aquí podrás encontrar el texto legal publicado en el BOE en marzo del 2019. Esto significa que debemos guardar las horas exactas de entrada y salida de cada uno de los miembros del equipo y mantener esta información en una hoja de control horario de trabajo. En caso contrario pueden caer multas de hasta €625 si habéis cometido errores en la gestión o de hasta €6.250 si ni siquiera os habéis tomado el tiempo de preparar un sistema de control horario.
Obligaciones para tu empresa
Si quieres evitar multas en caso de una inspección de trabajo, deberías seguir estos puntos:
- Mide fechas y horas concretas de inicio y finalización de trabajo de cada empleado
- El Real Decreto publicado en el BOE no especifica expresamente si se deben medir también las pausas, pero si quieres ir a la fija es recomendable medir también estas
- Computa mensualmente todos los tiempos y revísalos con cada empleado para te confirmen las horas
- Almacena toda esta documentación durante mínimo 4 años
- Ten preparado y a la mano toda la documentación para facilitar el trabajo a los inspectores de trabajo
Buenas intenciones, pero la implementación falla en muchas empresas
Aunque la intención del estado español al decretar esta normativa es buena, ya que se trata de proteger a los empleados más vulnerables que hacen horas extra sin ser documentadas, ni pagadas, para muchas empresas el tiempo de margen para implementar un sistema así ha sido muy corto y resulta en un dolor de cabeza adicional. Y aún hoy, dos años después de la entrada en vigor de esta normativa, muchas empresas no disponen de herramientas o plantillas para mantener este control. Por eso muchas empresas siguen buscando desesperadamente soluciones ágiles e intuitivas.
En Oh! my brand estuvimos revisando y probando varias herramientas, pero ninguna convence al 100%. A veces falla la usabilidad, a veces las funcionalidades y en muchas ocasiones es el precio, que se suele calcular por empleado y por mes. Para muchas empresas, ya afectadas por la pandemia y la crisis económica, esto resulta ser un coste inviable, no porque la herramienta no lo valga, de hecho somos partidarios de que las herramientas digitales en el mercado con costes mensuales casi siempre salen más rentables que un desarrollo a medida, el problema está más bien en que estas herramientas suelen contener otras funcionalidades útiles, pero que tu como empresa quizás nunca queras usar, por lo que el precio total parezca ser demasiado «alto».
Control horario en tiempos de pandemia y teletrabajo
El año 2020 cambió con la llegada del Covid-19 y las restricciones a nivel mundial radicalmente el comportamiento y los hábitos de trabajo. Teletrabajo, videoconferencias y otras medidas que antes eran impensables, ahora son un estándar y empresas que fichaban los tiempos en papel o físicamente en la empresa se encuentran con una situación en la que si o si tienen que digitalizar estos procesos. Y esto es aún más importante si hablamos de teletrabajo, ya que nos encontramos en un entorno familiar y las fronteras entre tiempo de trabajo y tiempo libre se pueden perder de vista fácilmente.
3 posibilidades para gestionar correctamente el control horario
Opción 1) Una plantilla para el control horario en la nube y compartida en tiempo real
Si te gusta el uso de Excel, pero prefieres algo en la nube, échale un vistazo a nuestra plantilla de control horario para Google Sheets. El funcionamiento es sencillo: Marcas la casilla de entrada o salida en el día correspondiente y simplemente haces clic en «Checkin» o «Checkout» para marcar la hora actual. Dispone de cinco filas por día para tener en cuenta las pausas, pero las puedes modificar tu como quieras. La tabla automáticamente te calcula el tiempo por semana y por mes. Con ella tendrás el control total y podrás alojar las diferentes plantillas en tu cuenta de Google Drive.
Opción 2) Una plantilla para el control horario gratuita para Google Sheet y Excel
Si a día de hoy aún no dispones de una solución y estás buscando una plantilla gratuita de control horario en excel o similar, tenemos buenas noticias. Te compartimos un archivo que preparamos en Google Sheets para que puedas dar de alta tus empleados y comenzar a medir los tiempos correctamente. Es verdad que no es la solución más sofisticada, pero cumple con su función hasta que decidas optar por una herramienta más completa.
Opción 3) Un software de control horario
Solo hace falta poner «Control Horario» en Google y encontrarás docenas de herramientas, muchas de ellas muy completas y asequibles. Así que si buscas digitalizar el proceso de manera rápida y sin tener que romperte la cabeza con plantillas, estás es la primera recomendación. Nosotros estuvimos probando muchas de ellas y tristemente no nos quedamos con ninguna. Siempre había algo que fallaba o que no se adaptada a nosotros. Hablando con otras empresas escuchábamos quejas de los precios. No están dispuestos a gastarse €3-€4 al mes por empleados para tener un control horario decente y posiblemente hayas llegado a este artículo porque pienses igual. La verdad es que cada uno decide por si mismo cuanto quiere y puede invertir, lo importante es que compares detalladamente el valor que te puede dar un software ya preparado, porque muchas veces pierdes más dinero en el tiempo que necesitas gestionar algo manualmente.
Nosotros finalmente nos cansamos y optamos por desarrollar una solución. De hecho estamos justamente en ello y queremos llegar a prepara un software que incluya:
- Interfaz intuitivo y moderno
- Sistema en la nube con acceso en tiempo real
- Registrar las entradas y salidas con un simple botón
- Disponer de una vista semanal y mensual de tus horas
- Poder enviar las horas computadas de un mes a cada empleado
- Aprobar y firmar las horas de cada empleado
- Poder gestionar los festivos
- Poder gestionar las vacaciones de cada empleado
- Poder gestionar y marcar bajas
- Poder imprimir la vista mensual
- Recibir notificaciones y alertas si hay demasiado desvió del horario habitual
- Opción de usarlo desde tablet o móvil
Si esto te resulta interesante y quieres probar nuestra herramienta cuando la tengamos, avísanos y nos pondremos en contacto contigo:
Si tienes cualquier duda o pregunta, puedes contactar con nosotros por hola@ohmybrand.es